星城項目物業(yè)檔案資料管理

新星城項目物業(yè)檔案資料管理

隨著物業(yè)現(xiàn)代化的不斷發(fā)展,信息資源成為管理又一重要因素。檔案、信息管理從物業(yè)管理的介入期開始,始終伴隨著物業(yè)管理的進程,從物業(yè)的規(guī)劃設計、開發(fā)、監(jiān)理、建筑的結構設施、設備及日常物業(yè)管理中的規(guī)章制度、記錄表格、業(yè)主投訴與回訪、承傳工作票等等都涉及到檔案、信息管理。為此,我們對檔案、信息資料采用計算機管理,達到'科學化、有序化、集中化'管理目標。

管理的內容

1、資料的收集

資料的收集堅持'來源多、內容廣'的原則。從物業(yè)管理的實際工作出發(fā),擴大信息資料的來源,從建筑規(guī)劃到工程竣工;從建筑物本體修繕到一花一木的養(yǎng)護都有詳盡的檔案資料收集。

2、檔案資料的分類

所收集的檔案資料,根據(jù)其來源、內容、形式,進行集中整理和科學分類,做到條理清晰、分類合理,便于使用、查找、檢索。

移交資料

項目資料名稱

新星城項目規(guī)劃資料

1、項目批準文件

2、用地批準文件

3、規(guī)劃證、建筑許可證、開工許可證

4、拆遷安置資料

5、房地產平面圖

工程技術資料

1、竣工圖、總平面圖,建筑、結構、設備及附屬工程及 隱蔽工程的全套圖紙

2、地質勘查報告、工程建設投標文件

3、工程合同及竣工報告

4、工程預決算

5、圖紙會審記錄

6、工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)

7、隱蔽工程驗收簽證

8、沉降觀察記錄

9、竣工驗收證明書

10、鋼材、水泥等主要材料的質量保證書

11、新材料、構配件的鑒定合格證書

12、水電氣、空調、衛(wèi)生器具、電梯等設備的檢驗合格證書

13、砂漿、混凝土試塊試壓報告

14、供水、供氣、空調的試壓報告

15、園林綠化圖紙和清樣

16、設備清單、設備供貨合同,設備安裝調試記錄,使用注意事項、說明,質保書和保修單

17、工程監(jiān)理報告

日常物業(yè)管理檔案、信息資料

項目資料名稱

物業(yè)資料物業(yè)基本資料、分區(qū)資料、商業(yè)網(wǎng)點資料、娛樂設施資料等

業(yè)主資料業(yè)主須知、業(yè)主基本資料、物品出入登記等

裝修資料裝修申請表、報建批文、裝修工程圖、裝修施工安全責任書、裝修施工人員出入證、施工單位營業(yè)執(zhí)照、裝修巡查記錄、裝修驗收記錄等

維修資料修繕計劃與方案、維修申報表、維修服務派工單、維修回訪記錄、公共設施維修記錄等

綠化養(yǎng)護資料綠化檢查記錄、綠化養(yǎng)護記錄、禮儀擺花協(xié)議等

清潔、保潔資料清潔服務整改通知單、保潔日檢記錄等

消防管理資料消防巡視記錄、消防設施檢查記錄、動火作業(yè)審批表、消防設施運行記錄、火災隱患整改通知等

治安交通管理資料日常巡查記錄、交接班記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶、緊急事件處理記錄、車輛管理記錄、護衛(wèi)巡邏簽到表、安全隱患整改通知等

設備管理資料設備臺帳、設備維修保養(yǎng)計劃與申請報告、設備維修保養(yǎng)記錄、設備運行記錄、設備維修分包協(xié)議、設備檢查記錄等

社區(qū)文化活動資料活動實施方案、活動宣傳圖片、錄像記錄、傳媒報導、總結報告等

員工管理資料員工個人資料、聘用表、員工培訓計劃、員工培訓記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工內務管理記錄等

服務質量反饋資料服務質量回訪記錄、展戶、參展人員意見調查、統(tǒng)計記錄、業(yè)主人員投訴及處理記錄等

行政文件資料政府相關文件、法規(guī)、法律;公司有關文件、通知、函件;商茂世紀廣場物業(yè)規(guī)章制度、通知、通報等文件;物業(yè)榮譽檔案;物業(yè)接待、參觀記錄等

3、檔案資料管理的要點

(1)重要的檔案資料(如竣工資料)的交接必須經(jīng)過雙方負責人或其指定責任人驗收,完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。

(2)檔案資料實行專人專職管理。

(3)檔案資料實行嚴格的借閱登記制度,歸還入檔時,必須經(jīng)過審核檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重的須追究借閱人員的責任。檔案管理人員須定時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽導致文件流失。

(4)檔案資料管理實行嚴格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由主要負責人或其指定的責任人負責,對檔案是否有效、作廢以及保存數(shù)量等做出決定。當文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效文件。

(5)檔案資料的管理必須做到'七防',即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防變質、防高溫。必須配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等防潮物,檔案管理人員須定期檢查和清理,保證檔案資料管理環(huán)境條件符合要求。

4、檔案資料管理制度

(1)管理公司檔案資料員負責整理收集各類檔案資料。

(2)管理公司工作人員日常工作中必須完成工作范圍內的各類文件、記錄,以便檔案員收集。

(3)管理公司資料室收檔、存檔的文件、批文必須是原始記錄,其他資料確沒有原始記錄,也可存復印件。

(4)檔案員負責做好檔案、資料的防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜、防高溫工作。

(5)管理公司檔案資料分類:用戶檔案資料、裝修審批資料、維修保養(yǎng)資料、工程竣工資料及管理公司相關資料。

(6)已歸檔的資料,每月進行抽查,每季進行全面檢查,年度進行清理、檢查,對超期或已無保存價值的檔案,嚴格按銷毀規(guī)程進行。

(7)對外借閱

用戶借閱或其他人有關檔案資料,須向管理公司提出書面申請,經(jīng)管理公司經(jīng)理批準后,交檔案員備案查找。所有借閱檔案資料不得帶出檔案室,如遇特殊情況需復印的,應交納一定的保證金。

(8)對內借閱。

管理公司內部工作人員查閱檔案資料時,經(jīng)管理公司經(jīng)理批準后,交檔案室檔案員查找,但不得隨意復印

5、檔案資料管理體系

6、檔案資料銷毀規(guī)程

(1)每年年底由檔案資料員對檔案資料作一次全面認真檢查、整理,并提出超過期限或已無保存價值的檔案。

(2)根據(jù)各類檔案資料的保管期限,在確定該檔案已超過保

存期限或已無保存價值時,由檔案資料員填寫銷毀單并報經(jīng)理鑒定。

(3)經(jīng)理在接到銷毀單10個工作日內,結合實際情況,并經(jīng)管理公司辦公會議進行鑒定,確認無誤后,執(zhí)行銷毀。