醫(yī)院聲像檔案管理細則范例

醫(yī)院聲像檔案管理細則

1、目的

為加強對聲像檔案的管理,妥善收集與保管醫(yī)院重要會議、活動拍攝的照片、圖片、錄像等聲像資料,制定本細則。

2、適用范圍

2.1本細則適用于醫(yī)院各類聲像資料的管理,包括醫(yī)院召開的重要會議的聲像資料(含數(shù)碼照片、錄像資料,下同)、外事活動的聲像資料、重要培訓與學術講座的聲像資料、科研成果及開展的新技術、新項目聲像資料。

2.2本細則僅針對聲像檔案的管理,從屬于醫(yī)院《檔案管理制度》。

3、工作程序

3.1會議、培訓、活動的組織部門需指定專人(以下簡稱采集人)負責現(xiàn)場聲像資料的采集與整理。

3.2會議、培訓、活動結束15個工作日內,采集人根據(jù)要求,將聲像資料制作成冊連同底片(含電子版文件)送交檔案室統(tǒng)一管理。

3.3認真執(zhí)行聲像資料歸檔交接手續(xù),聲像資料采集人應為聲像資料附以簡要文字說明,包括標題、人員姓名、排列順序、時間、地點等基本信息。

3.4各部門(科室)采集人送交的聲像資料(包括底片、電子版文件),由檔案室進行分類、編號,填寫目錄,按聲像資料的介質規(guī)格大小分別采用“簿、冊、袋、盒”,并輔以文字說明,按照時間順序進行保存。

3.5借閱聲像資料應履行借閱手續(xù),資料檔案不經允許不得反拍,更不得涂抹損壞。檔案歸還時,檔案管理人員要認真檢查,發(fā)現(xiàn)以上問題,視情節(jié)輕重給予經濟處罰。

3.6聲像資料檔案要分級進行管理,對珍貴的歷史照片應列為重點保護范圍,妥善保存,原則上不予外借。如因公務確需借閱,應經院辦(人事行政部)負責人批準。

3.7集團重要會議、活動的聲像資料,除醫(yī)院存檔外,應復制一份報集團人事行政部存檔備案,執(zhí)行《重要事項管理制度》。