科苑大酒店會計檔案管理制度

科苑大酒店會計檔案管理制度

(一)目的

會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟活動重要史料和證據(jù)，必須加強管理，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

(二)管理部門

財務部

(三)會計憑證的分類

第一會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證

第二會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

第三財務報告類：月度、季度、年度財務報告、包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務報告。

第四其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

(四)實施細則：

1.財務部應設會計檔案室或?qū)Ｓ霉瘢⒅付▽Ｈ素撠煏嫏n案管理工作，會計檔案管理人員調(diào)離必須辦理移交手續(xù)。

2.每年形成的會計檔案應由財務部按照歸檔要求負責整理立卷或裝訂成冊，每年會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務部保管一年，期滿之后，由財務部編造清冊歸案入庫。

3.已入庫的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，需拆封管理的應由會計檔案管理人員處理。會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

4.酒店保存的會計檔案應根據(jù)業(yè)務需要，積極給予利用酒店內(nèi)部查閱，會計檔案須經(jīng)有關負責人同意，并按規(guī)定進行登記，查閱后及時歸檔。

5.外單位查閱會計檔案需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人應出示身份證，經(jīng)酒店財務負責人批準后，才能辦理查閱手續(xù)。

6.查閱會計檔案必須由保管人員陪同，查閱的會計檔案需保持原樣，不得拆抽涂改，如需復印的，須經(jīng)酒店財務負責人同意，會計檔案原件原則上不得出錯。

7.檔案銷毀時，應指定專人鑒定審查，編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)酒店總經(jīng)理同意批準后，對于其中未了結(jié)的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，保管到結(jié)清債權債務為止，建設單位在建設期間的會計檔案不得銷毀。

8.對酒店財務管理系統(tǒng)必須每月進行數(shù)據(jù)備份，在每一財務年結(jié)束后必須打印出紙質(zhì)的會計檔案，并利用磁盤、移動硬盤等進行介質(zhì)備份。

9.在銷毀會計檔案時，財務部應派員監(jiān)督，在銷毀會計檔案前，要認真核對銷毀清冊，銷毀后在清冊上簽字蓋章，財務部進行保存。

10.本規(guī)定由酒店財務部負責解釋。自2023年11月1日起執(zhí)行。在執(zhí)行過程中有與國家法律法規(guī)相抵觸的地方時，以國家法規(guī)為準進行調(diào)整。

附表：

企業(yè)會計檔案保管期限表

序號

檔案名稱

保管期限

備注

一會計憑證類

原始憑證15年

記賬憑證15年

匯總憑證15年

二會計賬簿類

總賬15年

包括日記總賬。

明細賬15年

日記賬15年

現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年。

固定資產(chǎn)表

固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

8輔助賬簿15年

發(fā)票、輔助收銀報表5年。

三財務報告類

包括各級主管部門匯總財務報告。

9月、季度財務報告3年

包括文字分析

10年度財務報告(決算)永久

包括文字分析

四其他類

11會計移交清冊15年

12會計檔案保管清冊永久

13會計檔案銷毀清冊永久

14銀行余額調(diào)節(jié)表5年

15銀行對賬單5年