x醫(yī)院人事干部檔案管理制度

附屬醫(yī)院人事干部檔案管理制度

一、干部檔案保管制度

1、干部檔案要建立堅固、防火、防潮的庫房,做到庫房、辦公室、查閱室分開,庫房面積每1000卷需20-25平方米,要有數(shù)量充足的鐵質檔案柜。

2、配備必要的安全設施,保持清潔衛(wèi)生,做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。

3、對庫房設備和安全措施進行經常檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

4、對干部檔案收進、移出、調閱、歸還都要嚴格登記,做到有章可循,有目可查。

5、每年要核對一次干部檔案順序號,并作好登記,發(fā)現(xiàn)錯號、錯位要及時糾正;發(fā)現(xiàn)缺少,及時查找。

6、嚴禁任何人私自保存他人的檔案材料,對私自保存他人檔案材料拒不交出的,應視情節(jié)輕重,予以嚴肅處理。

二、干部檔案管理部門的十項職責

1、保管干部檔案,為國家積累檔案史料。

2、收集、鑒別和整理干部檔案材料。

3、辦理干部檔案的查閱、借閱和轉遞。

4、登記干部職務的變動情況。

5、為有關部門提供干部的情況。

6、做好干部檔案的安全、保密、保護工作。

7、調查研究干部檔案工作情況,制定規(guī)章制度,搞好干部檔案的業(yè)務建設和業(yè)務指導。

8、推廣、應用干部檔案現(xiàn)代化管理技術。

9、定期向檔案館(室)移交死亡干部的檔案。

10、辦理其他有關事項。

三、檔案管理人員崗位職責

1、嚴格遵守《干部檔案工作條例》和《檔案法》等的規(guī)定,認真執(zhí)行干部檔案管理的各項制度。

2、熱愛本職工作,忠于職守,刻苦專研業(yè)務,不斷提高業(yè)務水平和工作能力。

3、經常與有關部門聯(lián)系,及時收集干部檔案工作中形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實干部檔案內容。

4、對收集的材料進行認真鑒別,準確分類,編排有序,目錄清楚,裝訂整齊;對要銷毀的材料進行詳細登記,并報請主管領導同意后,按規(guī)定處理。

5、嚴格執(zhí)行查、借閱干部檔案規(guī)定,熱情接待查閱者,積極提供檔案為干部工作服務。

6、嚴格遵守《保密法》的規(guī)定,保守干部檔案秘密。

7、加強干部檔案的安全保護工作,保證檔案無丟失、損壞、盜竊、蟲蛀、霉爛等。

8、完成領導交辦的其他工作。

四、干部檔案安全保衛(wèi)制度

1、檔案工作人員對干部檔案安全要有高度意識,增強崗位責任感,自覺的做好檔案安全工作。

2、檔案庫房非檔案管理人員嚴禁入內。

3、檔案工作人員應嚴格遵守庫房安全管理規(guī)定,經常檢查庫房安全,離開庫房時,必須關好門窗切斷電源。

4、檔案庫房應具有防火、防盜、防有害氣體、防光、防濕、防蟲、防塵、防高溫八防設施;嚴禁吸煙,室內外嚴禁堆放易燃、易爆物品。

5、檔案工作人員應定期或不定期檢查檔案安全情況,及時將情況報告分管領導。

6、檔案的摘抄、復印過程,必須隨時有檔案工作人員監(jiān)護。

五、干部檔案庫房管理制度

1、干部檔案庫房是干部檔案管理的基礎設施,檔案人員應高度重視,搞好庫房管理。

2、庫房內檔案柜架要排列整齊,柜內案卷排列寬松適度,柜架編號利于取放。

3、定期觀察庫房溫、濕度表,做好記錄,并根據(jù)情況采取調節(jié)措施,使溫度控制在14-24°c,相對濕度控制在45-60%。

4、加強干部檔案保護,搞好清潔衛(wèi)生,做到檔案無霉變、蟲蛀、鼠咬、塵污、褪變、破損等。

5、切實搞好干部檔案庫房的保密、保衛(wèi)和防火工作,落實安全措施,下班前要關好電源、門窗。

6、非檔案管理人員,未經允許不得擅自進入庫房。

六、查閱干部檔案規(guī)定

1、因工作需要查干部檔案,須填寫《查閱干部檔案審批表》,按規(guī)定辦理審批手續(xù)后,方可查閱。不得憑借調查證明或介紹信查閱干部檔案。

2、查閱人必須是查閱單位的兩名*黨員干部。

3、任何個人不得查閱本人及其直系親屬的檔案。

4、查閱人應嚴格遵守保密制度,不得向無關人員泄露或擅自向外公布檔案內容。

5、嚴禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;未經批準,不得擅自復制、拍攝檔案內容。

6、查閱檔案在查閱室內進行;查閱時不得喝水、吸煙,防止檔案材料被毀壞。

7、查閱完畢,要進行登記。

七、借閱干部檔案規(guī)定

1、干部檔案一般不外借,如遇特殊情況要借閱時,借閱單位必須填寫《借閱干部檔案審批表》,由單位領導簽字,經主管部門負責人批準方可外借。

2、借閱人不得借閱本人及其直系親屬的檔案。

3、借出的干部檔案必須指定專人保管,不得轉借,更不得把檔案給無關人員或干部本人翻閱。

4、借出的檔案嚴禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;未經批準,不得擅自復制、拍攝、公布檔案內容。

5、借閱干部檔案的時間,最長不超過15天,若需延長使用時間,應辦理續(xù)借手續(xù)。

八、轉遞干部檔案規(guī)定

1、干部檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取,不準郵寄或交干部本人自帶。

2、縣及相當縣以上黨委組織,人事部門,可以直接轉遞干部檔案。

3、轉出的檔案必須齊全完整,并按規(guī)定經過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出。

4、轉出檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細登記,嚴密包封。

5、收到檔案的單位,經核對無誤后,應在回執(zhí)上簽名蓋章后立即退回,逾期一個月未退回者,應進行催問,防止丟失。

6、為使干部檔案能夠隨著干部調動或職務的變動而及時轉遞,干部調配、任免工作部門應將干部調入單位和任免通知及時告訴干部檔案管理部門,并建立必要聯(lián)系制度。