大廈客服部內部檔案管理制度

辦公大廈客服部內部檔案管理制度

a.文件資料的形成與歸檔

1]資料的形成:

各部工作中形成的具有保存價值的文件資料都必須歸檔;

b.資料的歸檔:

1]文件資料的歸檔范圍

①物業(yè)管理

●清潔衛(wèi)生管理

●綠化管理

●值班記錄

●樓宇巡檢記錄

②其他資料

2]歸檔要求

①歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。

②歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確、真實。

③歸檔的文件必須是原件。

④保管歸檔文件資料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學分類、立卷和編目編號。檔

案目錄應編制總目錄、案卷目錄、卷內目錄。

⑤案卷題名應確切反映卷內文件的內容,并區(qū)分保管期限。

⑥所有文件資料必須及時歸檔。

3]每月底進行一次庫藏檔案清理,核對和保管質量的檢查工作,做到帳物相符。對破損或變質檔案,要及時修補和復制。

4]檔案的接收、轉移、外借必須履行登記手續(xù),借出檔案須在規(guī)定時間內歸還。

c.檔案借閱

1]公司員工都應重視保護檔案,并按閱檔批準權限辦理手續(xù)后借閱有關檔案。

2]文書檔案只閱不借。

3]所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

4]服從管理人員的管理,在借閱范圍內借閱,保密檔案不供查閱。

5]借出與歸還檔案時,應辦理清點、簽名登記手續(xù),由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚。

6]檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密,須立即寫出書面報告,按情節(jié)追究當事人的法律和行政責任。

7]調離公司的人員必須清理移交,歸還借閱檔案及該歸檔的資料,方可辦理調離手續(xù)。

d.檔案管理人員職責

1]忠于職守,嚴格遵守公司檔案管理制度及本細則,積極開展工作。

2]負責收集、接收本公司各業(yè)務、管理等檔案資料,做好職守、補充、配套、保管和提供查閱。

3]及時立卷歸檔,編制總目錄,卷內目錄,編排入檔。要熟悉管理的檔案,協(xié)助查閱檢索。

4]熟練掌握計算機數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)的操作和運用。

5]妥善管理檔案,嚴格執(zhí)行檔案供閱制度,建立借閱登記,對供出資料按期催還。

6]定期清理,由次年初進行全部檔案的清理核對。核對后將公司所有檔案集中存放、保管。

7]嚴守機密,確保檔案安全;完成領導交辦的其它工作。

e.公司內外檔案文件管理:

1]公司內部的各種檔案應按照部門進行分開存檔。

2]公司對外部相關單位的文件應與公司內部文件分開,每個單位都應有一個獨立的檔案。

3]所有存入檔案應按照日期先后進行存檔,并做好檔案目錄,以便查找。

4]相關檔案存放一年后,應統(tǒng)一放進檔案袋封存,以便日后復查。

f.檔案銷毀

1]如有任何文件無需繼續(xù)存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。

2]保密文件(如租戶檔案等)應使用碎紙機處理,如是普通文件且文件較多,應撕毀后處理。

3]所有存檔的文件均應定期進行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現(xiàn)。